FAQ

EXPOSANTS

Généralités

De quoi se compose un salon virtuel ?

Plusieurs espaces peuvent être créés :

  • Halls (qui contiennent les stands d’exposition)
  • Salles de discussion publique
  • Salles de conférence
  • Vidéothèque
  • Salle de presse

Aucun espace n’est obligatoire, le choix est libre.

Est-il possible de demander des évolutions sous forme de développements spécifiques ?

Oui. Ce point est à étudier selon la forme de la demande.

Sur quels supports fonctionne la plateforme ?

La plateforme est responsive et développée pour un fonctionnement optimal sur tablette et smartphone. Elle fonctionnera sur Mac et PC, Android et iOS, mais n’est pas compatible avec les anciennes versions d’Internet Explorer

Quelle connexion est demandée pour supporter la plateforme ?

La plateforme a été testée avec une connexion 3G et fonctionne sans aucune difficulté avec une bande-passante faible. Toutefois, l’usage de la visio nécessitera une connexion de bonne qualité

Inscription

De quelle manière s’identifient les utilisateurs ?

  • Les administrateurs s’identifient depuis le back-office
  • Les exposants ont deux possibilités pour se connecter au salon
    • avant l’événement : depuis l’URL du back-office
    • pendant l’événement : depuis l’URL du back-office ou depuis l’URL publique
  • Les visiteurs ne peuvent s’identifier que sur la période d’ouverture du salon, depuis l’URL publique.

Kiosque

Combien de personnes peuvent tenir un seul stand ?

Il n’y a pas de limite particulière mais il est recommandé de ne pas dépasser 6 conseillers par stand afin d’assurer des performances optimales.

Peut-on limiter le nombre de visiteurs sur un stand ?

Non, le filtrage se fait à l’entrée du salon avec la limite de 600 personnes en simultané sur la plateforme.

Conférences, vidéos et visioconférences

Quels types de vidéos sont admissibles ?

Tous types de vidéos sont admissibles, puisqu’elles sont relayées par Youtube. Nous recommandons à l’organisateur de créer une chaîne Youtube (de marque) dédiée à l’événement pour y stocker toutes les vidéos de la vidéothèque ou des exposants.

Peut-on mettre des vidéos sous forme d’embed code en provenance de n’importe quelle plateforme de streaming ?

L’utilisation de Youtube Live est à privilégier, mais cela reste faisable d’ajouter d’autres solutions.

Quelle solution de visio 1to1 ?

La plateforme propose un lien vers la salle de réunion personnelle de l’exposant :

Whereby, Zoom, Teams, Lync, Google Meet: peu importe ! Nous recommandons l’utilisation d’un outil ne nécessitant pas d’installation pour le visiteur, comme Whereby ou Meet.

Comment se lance une visio 1to1 ?

En amont du salon et selon la solution utilisée par l’exposant, chaque conseiller du stand aura planifié une réunion sur sa solution de visio (Teams, Zoom, etc.) ou bien créé une salle dédiée (Whereby, Eyeson, etc.). Ce lieu de rencontre virtuel disposera de sa propre URL de partage, qui aura été transmise à l’organisateur pour permettre de l’intégrer sur le stand.

Le jour du salon, chaque conseiller devra avoir un onglet du navigateur sur le salon (pour le chat et autres interactions), et un autre onglet dans sa salle de rencontre personnelle (Zoom, Teams, Whereby, etc.) préalablement créée.

Le visiteur, lorsqu’il sera sur le stand, n’aura qu’à cliquer sur le pictogramme en forme de caméra du conseiller avec qui il a prévu une rencontre en visio. Il sera alors redirigé vers sa salle de rencontre, et le conseiller sera notifié de l’arrivée du visiteur dans l’onglet supplémentaire qu’il aura préalablement ouvert à cet effet.

La visio 1to1 peut-elle être utilisée en même temps par plusieurs exposants (par exemple 50 appels visio en même temps) ?

Les salles de réunion des exposants étant personnelles et extérieures à la plate-forme, il n’y a aucune limite sur le nombre de visios simultanées.

Comment diffuser une conférence live ?

La conférence doit être créée sur Youtube Live, puis sera relayée sur la plate-forme dans une salle de conférence dédiée, dans laquelle un chat public permettra aux

visiteurs de poser leurs questions. Il faut que la chaîne Youtube utilisée soit paramétrée pour permettre d’intégrer les Lives sur un site Internet tiers. Veillez à bien préparer votre programme de conférences, car il est impossible de créer des lives simultanés depuis une seule chaîne Youtube !

Nous proposons une prestation d’accompagnement complet sur la création des conférences, jusqu’à l’accompagnement du conférencier le jour

Action des visiteurs et animation du salon

Comment peuvent échanger les exposants et les visiteurs entre eux ?

Ils peuvent échanger grâce à la messagerie instantanée sur le stand de l’exposant, par chat, par visioconférence ou par téléphone. Toutes les possibilités sont accessibles depuis le stand.

Exposant/visiteur : lequel peut interpeller l’autre ?

Les deux ! Cela fonctionne dans les deux sens. Le visiteur sait que l’exposant est en ligne si ce dernier dispose d’une icône verte sur son stand. Le visiteur peut donc entrer sur le stand et commencer l’échange via le chat. L’exposant reçoit une notification avec le nom et prénom du visiteur à chaque nouvelle entrée sur son stand, et peut lui aussi débuter l’échange.

Existe-t-il un programme des animations pouvant être consulté avant et pendant le salon ?

Il est possible d’ajouter un document PDF dans le hall d’accueil sous un picto “Programme”, ou dans la salle de presse.

Support technique

Quelle assistance proposez-vous pour l’organisation des Lives ?

L’organisation des Lives étant particulièrement complexe, nous avons développé une offre d’accompagnement pour les conférenciers qui veulent diffuser en Live sur nos salons. Nous prenons tout en charge :

  • création du Live Youtube sur notre chaîne dédiée
  • création d’une interface web, très simple et intuitive pour le conférencier
  • intégration du live sur la plate-forme
  • réalisation d’un test quelques jours avant le salon avec le conférencier
  • accompagnement du conférencier le jour J

Avec cette solution, le conférencier n’a simplement qu’à cliquer sur un lien qui lui permet d’accéder à sa salle de diffusion, où il pourra partager sa webcam, son écran, et même inviter d’autres intervenants. Aucune installation complémentaire n’est requise.

Accompagnez-vous les exposants ?

Nous proposons en option la réalisation d’un webinaire qui rassemblera l’ensemble des exposants (par tranche de 50) quelques jours avant le salon, animé par un membre de notre équipe, qui permettra de présenter la plate-forme aux exposants, de les rassurer, et de répondre à leurs questions.

Quel support technique est mis en place le jour du salon ?

3D at Home accompagne l’organisateur sur chaque salon. En France, sur les heures de bureaux un membre de l’équipe prend contact via le chat de la plateforme avec chaque exposant et reste à leur disposition en cas de besoin. L’équipe 3D at Home s’assure par ailleurs du bon fonctionnement de la plate-forme et de la surveillance des serveurs utilisés. Une option payante peut être ajoutée qui engage 3D at Home à répondre en moins de 30 minutes aux sollicitations directes de l’organisateur.

VISITEURS

Généralités

Sur quels supports fonctionne la plateforme ?

La plateforme est responsive et développée pour un fonctionnement optimal sur tablette et smartphone. Elle fonctionnera sur Mac et PC, Android et iOS, mais n’est pas compatible avec les anciennes versions d’Internet Explorer

Quelle connexion est demandée pour supporter la plateforme ?

La plateforme a été testée avec une connexion 3G et fonctionne sans aucune difficulté avec une bande-passante faible. Toutefois, l’usage de la visio nécessitera une connexion de bonne qualité

Inscription

De quelle manière s’identifient les utilisateurs ?

  • Les administrateurs s’identifient depuis le back-office
  • Les exposants ont deux possibilités pour se connecter au salon :
    • avant l’événement : depuis l’URL du back-office
    • pendant l’événement : depuis l’URL du back-office ou depuis l’URL publique
  • Les visiteurs ne peuvent s’identifier que sur la période d’ouverture du salon, depuis l’URL publique.

Conférences, vidéos et visioconférences

Qu’est-ce que la vidéothèque ?

Cela se présente sous la forme d’un catalogue de vidéos. Les visiteurs peuvent retrouver toutes les vidéos enregistrées par l’organisateur dans cet espace. Par l’intermédiaire du back-office il est possible de programmer le lancement des vidéos afin d’animer l’événement.

Qu’est-ce que la salle de conférence ?

La salle de conférence diffuse la vidéo d’un (ou plusieurs) conférencier(s) en Live et dispose d’un mur de messagerie instantanée. Tous les visiteurs peuvent y assister et laisser des messages publics. Ces messages peuvent être modérés à priori ou à posteriori, au choix de l’organisateur.

Action des visiteurs et animation du salon

Comment peuvent échanger les exposants et les visiteurs entre eux ?

Ils peuvent échanger grâce à la messagerie instantanée sur le stand de l’exposant, par chat, par visioconférence ou par téléphone. Toutes les possibilités sont accessibles depuis le stand.

Exposant/visiteur : lequel peut interpeller l’autre ?

Les deux ! Cela fonctionne dans les deux sens. Le visiteur sait que l’exposant est en ligne si ce dernier dispose d’une icône verte sur son stand. Le visiteur peut donc entrer sur le stand et commencer l’échange via le chat. L’exposant reçoit une notification avec le nom et prénom du visiteur à chaque nouvelle entrée sur son stand, et peut lui aussi débuter l’échange.

Comment sont guidés les visiteurs ?

La plateforme est développée de manière à ce que le visiteur se déplace en totale autonomie et le plus simplement possible. De plus, un didacticiel s’ouvre automatiquement à chaque nouvelle entrée dans un espace. Si le visiteur rencontre des difficultés il peut rouvrir le didacticiel à n’importe quel moment et endroit.

L’outil de recherche permet au visiteur d’effectuer une recherche textuelle transversale à l’ensemble des contenus du salon : stands, conférences, documents, vidéos, etc.